Lorsqu’un document est prêt, une notification peut afficher son nom ainsi qu’une commande « Ouvrir ». Cette notification sert de point d’accès au résultat généré.

Notification fictive indiquant qu’un document est prêt
Illustration anonymisée à titre de repère; les commandes peuvent varier selon la version et les droits.

  1. Ouvrez les notifications.

  2. Repérez la notification « Document prêt » correspondante.

  3. Sélectionnez « Ouvrir ».

Identifier la bonne version

  • Comparez le nom du document, le projet, le type de livrable et l’heure avec la demande d’origine.
  • Ouvrez la conversation correspondante pour confirmer les instructions et les données utilisées.
  • Distinguez une nouvelle génération d’un document déjà consulté ou téléchargé.
  • Ne vous fiez pas uniquement au nom du fichier lorsque plusieurs traitements ont été lancés.

Après avoir ouvert le document

  1. Vérifiez que le fichier s’ouvre complètement et correspond au format attendu.

  2. Contrôlez le contenu, les calculs, les destinataires, les dates et les références.

  3. Faites corriger ou régénérer le document si sa source ou son contexte était incomplet.

  4. Conservez seulement la version approuvée dans le système documentaire officiel.

Conseils pratiques

Une notification de document donne accès à un résultat; elle n’est pas un registre documentaire. Vérifiez sa source et son heure, ouvrez le lien actuel et confirmez que le fichier correspond à la demande voulue. La notification peut devenir lue à l’ouverture même si votre révision est encore en cours.

Conseils avancés

Conservez les fichiers approuvés dans le système documentaire désigné avec leur révision et leur preuve d’approbation. Si un lien ne s’ouvre plus, signalez la notification et la demande concernées plutôt que de générer une nouvelle version uniquement pour retrouver l’ancienne.