Avant l’ajout

  • Vérifiez le code et le nom du projet.
  • Confirmez que le fichier est autorisé pour le périmètre privé ou partagé choisi.
  • Utilisez un nom de fichier compréhensible et conservez la version officielle dans le système désigné par votre organisation.
  • Retirez les renseignements inutiles avant le téléversement.

Après l’ajout

  1. Recherchez le document dans la bibliothèque du projet.

  2. Ouvrez-le ou téléchargez-le pour confirmer qu’il s’agit du bon fichier.

  3. Vérifiez son résumé ou ses métadonnées lorsque ces renseignements sont affichés.

  4. Retirez une version erronée seulement si votre rôle et la politique documentaire le permettent.

Comprendre l’indexation avant de poser des questions

Le téléversement stocke le document; l’indexation prépare son contenu pour la recherche. La bibliothèque peut afficher une indexation en attente, en traitement, prête ou échouée. Un fichier téléchargeable peut donc exister avant que son contenu soit prêt pour la recherche. Le résumé et l’état d’indexation décrivent des traitements distincts.

  1. Vérifiez le nom, la version, la portée privée ou partagée et l’état d’indexation dans la liste. Attendez si le traitement est encore en cours.

  2. Si l’indexation a échoué et que le menu du document propose Réessayer l’indexation, utilisez cette action une seule fois. Elle apparaît seulement si vos droits et l’état du document permettent la reprise.

  3. Vérifiez l’état actualisé. Si la reprise échoue encore, signalez le nom du fichier, l’erreur visible et l’heure; évitez de téléverser des doublons pour remplacer le diagnostic.

Conseils avancés

  • Posez une question de vérification précise dont vous connaissez la réponse et contrôlez le passage cité. « Prêt » signifie que l’indexation est terminée, sans garantir la récupération du bon passage pour chaque question.
  • Utilisez des noms de révision explicites et précisez la version faisant autorité. Si deux fichiers divergent, demandez une comparaison citée plutôt que de remplacer silencieusement l’un d’eux.
  • Une modification de visibilité affecte l’accès au document. Vérifiez la portée avant de partager; la reprise d’indexation ne sert pas à modifier les droits.