Alæc vous aide à préparer et à structurer de l’information, mais vous demeurez responsable des renseignements fournis et de l’utilisation du résultat. Appliquez les règles de confidentialité, de validation et d’approbation de votre organisation.

Avant de saisir une demande

  • Utilisez seulement les renseignements que vous êtes autorisé à traiter dans Alæc.
  • Retirez les mots de passe, secrets d’accès, numéros personnels et renseignements non nécessaires.
  • Choisissez un mode de conversation et un projet adaptés au niveau de confidentialité du contenu.
  • Employez des données fictives pour les essais, les formations et les captures d’écran.

Avant d’utiliser un résultat

  1. Vérifiez les noms, dates, montants, unités, calculs et références de projet.

  2. Ouvrez les sources lorsqu’elles sont offertes et comparez l’information avec le document original.

  3. Faites valider les éléments techniques, contractuels, juridiques ou financiers par une personne qualifiée.

  4. Confirmez le destinataire et retirez les renseignements qui ne doivent pas être partagés.

  5. Obtenez les approbations requises avant l’envoi ou la publication.

Appliquer le minimum nécessaire

Pertinence
Ajoutez seulement les renseignements nécessaires à l’objectif annoncé; retirez les détails qui ne changent pas le résultat recherché.
Autorisation
Confirmez que vous pouvez utiliser le renseignement dans Alæc et que les personnes qui verront le résultat sont autorisées à le recevoir.
Anonymisation
Remplacez les identifiants réels par des exemples fictifs lorsque l’identité exacte n’est pas nécessaire à la tâche.
Durée utile
Ne réutilisez pas un ancien renseignement sans vérifier qu’il est encore exact, autorisé et nécessaire.

Conseils pratiques

Vérifiez le contexte destinataire avant d’ajouter des données et le public avant de partager une réponse. La conversation, les pièces jointes et les résultats générés peuvent contenir des renseignements sensibles différents. Examinez-les séparément; retirer un nom de la réponse visible ne le retire pas d’un document source ou d’une image jointe.

Conseils avancés

Pour les exemples de formation, utilisez des remplacements fictifs cohérents pour les noms, adresses, codes de projet et captures. Vérifiez les propriétés du document et les indicateurs de compte visibles autant que le texte avant de diffuser l’exemple.