Gérer les membres et le contexte d’un espace de travail
Définissez les membres, les instructions et le périmètre documentaire d’un espace de travail lorsque votre rôle le permet.
Dans cet article
Réviser les trois composantes
- Membres
Ajoutez seulement les personnes qui doivent accéder au travail et retirez les accès devenus inutiles.
- Instructions
Décrivez l’objectif, les contraintes et les conventions que toutes les conversations de l’espace doivent respecter.
- Documents
Ajoutez les fichiers de référence autorisés et retirez les versions périmées ou hors mandat.
- Vérification
Confirmez le type d’espace, l’organisation et l’état actif avant d’enregistrer.
Effet des changements d’accès
Le retrait d’un membre modifie son accès futur, mais ne remplace pas vos règles de conservation, d’archivage ou d’examen des contenus déjà produits. Suivez la politique approuvée de votre organisation lorsqu’un membre quitte un mandat.
Conseils pratiques
La gestion des membres dépend des autorisations. Les propriétaires se distinguent des autres rôles; les commandes d’ajout, de changement de rôle et de retrait suivent vos capacités. Vérifiez la liste résultante après une modification, pas seulement l’adresse soumise.
Conseils avancés
Avant d’ajouter une personne, vérifiez les instructions et la bibliothèque pour repérer le contenu qui ne doit pas lui être accessible. La gestion des membres et celle des documents sont distinctes; retirer un document périmé ne modifie pas les copies déjà obtenues.