Fournissez le code explicite du projet, le sujet, le destinataire et la langue. Ajoutez l’auteur, la révision et les dates pertinentes au besoin. Le flux utilise les modèles configurés et le contexte accessible; vérifiez les détails manquants plutôt que de supposer que tous les faits ou la signature sont connus.

Renseignements à préparer

Type de lettre
Précisez le sujet et le type de lettre pour permettre au flux configuré d’interpréter la demande.
Destinataire
Indiquez la personne ou l’organisation à qui la lettre est destinée.
Numéro du projet
Permet à Alæc de récupérer les informations déjà enregistrées pour le bon projet.
Date de visite, au besoin
Ajoutez la date lorsque la lettre concerne une visite ou que le modèle sélectionné exige cette information.

Créer la lettre

  1. Vérifiez que les informations du projet sont complètes et à jour.

  2. Ouvrez une nouvelle conversation.

  3. Demandez à Alæc de générer une lettre en indiquant son type, le destinataire et le numéro du projet.

  4. Ajoutez la date de visite si elle est nécessaire pour ce type de lettre.

  5. Attendez la fin de la génération.

  6. Lorsque la lettre est prête, ouvrez la notification correspondante, puis sélectionnez « Ouvrir » pour consulter le document.

Comprendre le résultat attendu

Lorsque la génération est disponible, la lettre est une version de travail. Confirmez le destinataire, l’objectif et le contexte avant toute utilisation.

Contrôler la lettre produite

  1. Vérifiez le nom, le titre, l’organisation, l’adresse et les coordonnées du destinataire.

  2. Confirmez l’objet, le numéro de projet, les dates, les lieux et les personnes mentionnées.

  3. Comparez les constats, engagements et échéances avec les notes et documents officiels.

  4. Retirez toute information qui n’est pas nécessaire ou que le destinataire n’est pas autorisé à recevoir.

  5. Faites réviser le ton, la signature, les pièces jointes et l’autorité d’envoi avant de transmettre la lettre.

Conseils pratiques

Utilisez un code de projet explicite, puis précisez le sujet, le destinataire, l’auteur prévu, la langue et la révision lorsque pertinent. Un nom de projet ou de client ne remplace pas le code exigé par ce flux. Confirmez les détails manquants lorsqu’ils sont demandés; ne supposez pas qu’une signature ou une lettre antérieure convient automatiquement au nouveau destinataire.

Conseils avancés

Pour une lettre révisée, indiquez les changements et comparez les dates, engagements et destinataires à la version précédemment approuvée. Fournir un nom d’auteur ne constitue pas une approbation de signature; le fichier généré doit suivre le processus d’émission de l’organisation.